Planung, Durchführung, Abrechnung, Teilnehmerlisten und Honorarvereinbarung

Allgemeines

Verantwortlich für die Erwachsenenbildungsveranstaltungen in den Kirchengemeinden sind die Pfarrerinnen, Pfarrer und die Kirchengemeinderäte. Die Evangelische Erwachsenenbildung Ostalb, hier kurz als EEB bezeichnet, unterstützt die Gemeinden bei dieser Aufgabe.

Planung

Im Frühjahr und Herbst planen die Gemeinden und die Geschäftsstelle die Veranstaltungen. Die Geschäftsstelle berät auf Wunsch die Arbeitskreise bei der Planung. Zweimal jährlich gibt die Erwachsenenbildung ein Programm mit allen Veranstaltungen heraus. Das 1. Programm enthält Veranstaltungen von Januar bis inkl. September und das 2. Programm Veranstaltungen von September bis inkl. Januar des Folgejahres.

Die Stichtage für das Einreichen der Veranstaltungen bei der Geschäftsstelle hierzu sind der 15. Juni und 15. November. 

Jeweils nach den Sommerferien und nach den Weihnachtsferien erscheint das Programm und wird entsprechend der bestellten Programmanzahl direkt an die Gemeinden oder über das Dekanat verteilt.

Durchführung

Vor der Veranstaltung veranlassen Sie evtl. die zusätzliche Werbung:

  • Veröffentlichung im Mitteilungsblatt/Gemeindebrief
  • Veranstaltungshinweis in der Zeitung, Zeitungsartikel
  • Handzettel und Plakate: Die EEB entwirft und gestaltet für Sie nach Ihren Wünschen, gern auch farbig und mit Bildern Plakate A4 oder A3, Handzettel A5 oder A6, Flyer gefalzt A 4. Nach Ihrer Durchsicht und mit Ihrer Zustimmung drucken wir für Sie die gewünschte Auflage (dafür entstehen Ihnen in der Regel keine Kosten) oder geben den Auftrag bei einer höheren Auflage an eine Druckerei weiter.

In der Gemeinde wird abgesprochen, wer für die Durchführung der jeweiligen Veranstaltung zuständig ist. Die jeweils Verantwortlichen begleiten die Veranstaltung.

Der/ die Verantwortliche nimmt vor der Veranstaltung noch einmal Kontakt mit der Referentin/dem Referenten auf und klärt Eckdaten und Bedarf (z.B. Reisedaten, Abholung, ggf. Unterbringung, notwendiges Equipment während der Veranstaltung etc.).

Sie veranlassen bzw. überprüfen, ob der Raum zum Termin hergerichtet und geöffnet ist. Evtl. Getränke bereitstellen?

Bei der Veranstaltung begrüßen Sie die Referentin/den Referenten und stellen sie/ihn vor.

Teilnehmerbeitrag

Von den Teilnehmenden wird der Teilnehmerbeitrag erhoben und entweder direkt von diesen oder über das Pfarramt/Kirchenpflege an die evangelische Kirchenbezirkskasse in Aalen überwiesen. Die Kontonummer ist auf dem Abrechnungsformular angegeben. Geben Sie als Verwendungszweck bitte „EEB“, den Namen und das Datum der Veranstaltung an.

Teilnehmerliste

Das Führen der Teilnehmerliste kann sinnvoll sein.

Teilnehmerzahl und Veranstaltungsdauer werden von der Geschäftsstelle für die Abrechnung der Unterrichtseinheiten und Beantragung der Zuschüsse sowie die Jahresstatistik benötigt. Wenn es sich um einen Kurs mit mehreren Terminen handelt, benötigt die Geschäftsstelle die Angabe, wie viele Frauen und wie viele Männer teilgenommen haben.

Möchten Teilnehmer Ermäßigung auf Grund eines Familienpasses, ist die Namensregistrierung erforderlich.

Abrechnung

Die Abrechung/der Nachweis über die Veranstaltung wird von der Gemeinde/ dem Pfarramt ausgefüllt und direkt oder über das Pfarramt an die EEB geschickt. Diese Rückmeldung ist auch erforderlich, wenn kein Teilnehmerbeitrag erhoben wurde oder die Referentin/der Referent kein Honorar bekommt.

Erst nach Eingang des als Nachweis über die durchgeführte Veranstaltung geltenden ausgefüllten Abrechnungsformulars, kann von der Geschäftsstelle der EEB die Honorar- und Fahrkostenanweisung an die Referentin oder an den Referenten angewiesen werden. Diese/r wird darüber informiert. Bitte geben Sie hierzu die Adresse, falls vorhanden die Mailadresse und die Kontoverbindung der Referentin/des Referenten an.

Honorar

Sie wissen nicht, wie viel Sie der Referentin/ dem Referenten zahlen sollen? Mit der Honorarrichtlinie geben wir Ihnen Anhaltspunkte für die Vereinbarung.

Honorarrichtlinien Erwachsenenbildung OKR 2003

 

Alle für Sie erforderlichen Dokumente und Hilfestellungen finden Sie auch im Downloadbereich. Wir sind auch gern persönlich für Sie da!